Le rôle de l'association Immaculata

Nous sommes votre garant pour vérifier que tout se passe conformément aux contrats d’aide signés avec les Carmélites.

Sommaire

  • Des instances représentatives garantes du bon usage des dons
  • Notre rôle dans les parrainages
  • Notre rôle dans les actions humanitaires


Des instances représentatives garantes du bon usage des dons :

  • Les instances représentatives de l'association  :

    Le Conseil d'Administration et le Bureau représentent les membres de l'association en agissant conformément aux statuts.(Consulter les  Statuts 2010). Nous organisons des manifestations exceptionnelles pour la récolte de dons. Nous pouvons aider les parrains qui le désirent à organiser une manifestation pour la récolte de dons.

  • Traçabilité de l'argent envoyé :
    Conformément aux nouveaux textes de lois Français, nous exerçons aussi un contrôle sur l'emploi sur place des fonds versés. Pour ce faire,  nous tenons à disposition des services fiscaux et des membres un classeur comportant les reçus, rapports des sœurs, les  copies de factures, et photos .... des dépenses, et travaux effectués dans les centres que nous parrainons avec l'argent que nous envoyons. Au sujet de l'argent envoyé dans le cadre des parrainages individuels, lors de nos voyages nous prenons des photos des livres de comptes que les sœurs tiennent sur les parrainages individuels.

 

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Le rôle de l'association dans les parrainages :

  • Recherche d'enfants à accueillir dans les maisons d'accueil  ou à parrainer  :
    Nous n'intervenons pas à ce niveau car ce sont les sœurs indiennes qui connaissent bien leur pays en qui nous avons une totale confiance pour le choix des enfants qu'elles accueillent dans leurs maisons d'enfants.   C'est souvent un grand dilemme pour elles car elles refusent beaucoup d'enfants qu'elles aimeraient pouvoir accepter.
    Quand nous avons une demande de parrainage individuel, nous donnons le plus d'informations possible sur le souhait du parrain et  les sœurs nous proposent le dossier de l'enfant en instance de parrainage qui correspond le plus aux souhaits du nouveau parrain.

  • Suivi humain, administratif et financier   :

    1. Suivi humain :
      Nous prenons régulièrement de nouvelles des enfants, Les sœurs nous informent quand il arrive un évènement particulier à l'orphelinat ou bien dans les familles des enfants.  Nous relayons les informations sur le site internet en partie membres.
      Pour les parrainages individuels, n
      ous souhaitons connaître chaque enfant dans la mesure du possible. Nous nous informons sur son passé, sa famille, pour établir une fiche signalétique que nous communiquons au parrain. Si nous avons connaissance d'un évènement particulier nous le communiquons au parrain.
      Nous partons régulièrement voir les enfants  sur place (les frais de voyage et de séjour sont payés par le voyageur, l'association ne les prend pas en charge.)
      Nous recevons environ 3 fois par an des  courriers des enfants parrainés (individuels) et aussi des groupe d'enfants des maison d'accueil. Nous transmettons à chaque parrain individuel le courrier de son filleul, et publions sur le site les lettres collectives des maisons d'enfants.
    2. Suivi administratif et financier :

      Centralisation des dons : deux fois par an nous envoyons un chèque pour honorer les parrainages. Ces envois groupés nous permettent d'avoir un minimum de frais de transfert et de change. (Frais bancaires élevés, qui sont souvent forfaitaires à chaque transaction, c'est pour cela que nous n'envoyons pas chaque mois l'argent des parrainages)

      Rapports :
      Chaque semestre nous établissons un rapport détaillé des parrainages et dons  que nous communiquons aux sœurs pour les comptes soient bien transparents de chaque coté.  Nous ventilons le rapport  en Euros et en roupies et par destination  pour faciliter le travail sur place de nos correspondantes.
      Une fois par an nous envoyons un rapport d'activités aux parrains s'intitulant "la feuille de bétel" qui récapitule les activités morales et financières de l'association du moment.

      Nous tenons à jour nos fichiers administratifs et financiers au jour le jour par informatique pour pouvoir répondre facilement  aux questions des membres.

 

    • Votre interlocuteur auprès des sœurs.
      Vous avez une question, une réflexion, une demande pour ou sur les enfants :
      Grâce à Internet, nous sommes facilement en contact avec nos correspondants nous pouvons répondre aux questions dans des délais très brefs.

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Rôle de l'association dans les actions humanitaires

  • Recherche de projets d'aides humanitaires
    • Nous questionnons chaque centre régulièrement sur leurs besoins urgents en cours, ou bien les sœurs viennent à nous en cas de grande détresse.
    • Nous choisissons une action à mener en partenariat avec nos correspondants. Nous étudions leurs devis.
    • La prise en charge du projet est soumise aux votes du Conseil d'Administration.
      S'il y a urgence, ou bien si l'action n'est pas très importante financièrement, elle est soumise aux votes des membres du Bureau. (Lors du Conseil suivant un rapport sur celle-ci est présenté). les membres du CA se tiennent régulièrement informés par téléphone ou par mail des évènements en cours et nous obtenons leur accord oral en attendant la réunion officielle d'un Conseil.


  • Mise en forme, présentation
    • Un des membres met en forme le projet d'aide humanitaire. Pour le présenter au CA puis nous le présentons et le diffusons par courriels et sur le site internet à destinations des membres, et des internautes donateurs.


  • Recherche de dons, organisation de manifestations
    • Grâce à la publication des informations, nous recueillons des dons.
    • Nous essayons d'organiser aussi des manifestations exceptionnelles pour récolter des fonds.
    • Nous sommes à la disposition des membres de l'association pour les aider, les conseiller, les appuyer dans la réalisation de manifestations.


  • Réalisation du projet, nouvelles sur les étapes de réalisation
    • La réalisation des projet sont toujours supervisés par nos correspondants en qui nous avons pleine confiance.
    • Régulièrement, nous recevons photos et rapports de l'état d'avancement des projets.
    • Nous les publions sur le site, nous en informons par courriel nos membres.

  • Vérification de la bonne utilisation des fonds.
    • Lors de voyage des membres du Bureau sur place, ou de témoignage de nos correspondants, nous vérifions la bonne réalisation des projets et nous prenons des photos pour en authentifier la réalisation.


  • Rapport de clôture, remerciements et copies de factures.
    • Nous demandons à nos partenaires de nous envoyer un rapport de clôture de projet parfois illustrés de  photos  et nous demandons les copies des factures. Souvent nos partenaires y joignent des lettres de remerciements que nous publions.
    • Les rapports de clôture de réalisations sont archivés dans le classeurs "dépenses sur place"  et présentés sur demande aux donateurs.
    • Un récapitulatif est publié sur internet pour information.

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